De administratieve schoonmaak; waar moet je op letten?

De administratieve schoonmaak; waar moet je op letten?

2015 is alweer een tijd van start, hoogste tijd dus om je administratie aan een kritische opruimbeurt te onderwerpen. Maar let op! Niet alles kan zomaar worden weggegooid. Hierbij een overzicht van een aantal belangrijke zaken waar je op moet letten.

Standaard heb je als ondernemer een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Over het algemeen kan alle administratie van voor 2008 dus weggegooid worden. Denk dan aan:
– Grootboek
– Debiteuren- en crediteurenadministratie
– Voorraadadministratie
– In- en verkoopadministratie
– Loonadministratie

Er zijn echter een aantal documenten die je voor de BTW langer moet bewaren. Het gaat hierbij dan om documenten die onroerende zaken, zoals het bedrijfspand, betreffen. Hiervoor geldt namelijk een herzieningstermijn van 10 jaar. Wordt het pand bijvoorbeeld voor 50% vrijgesteld gebruikt, dan mag je ook maar 50% van de betaalde BTW aftrekken. Het gebruik van het pand wordt voor de BTW 10 jaar gevolgd, omdat bij wijziging van het gebruik ook de aftrek wijzigt. Vandaar dat deze documenten langer moeten worden bewaard.
Tegenwoordig vindt een groot deel van de administratie digitaal plaats. Ook voor deze informatie, opgeslagen op bijvoorbeeld usb’s of dvd’s, geldt de bewaarplicht van minimaal zeven jaar. Ook moet deze informatie toegankelijk blijven. Dit kan dus betekenen dat verouderde apparatuur en software bewaard moet blijven of moet worden omgezet naar een modernere versie. Dit moet dan uiteraard correct en volledig gebeuren.

Je staat er als kleinere ondernemer waarschijnlijk niet zo bij stil, maar concurrenten zijn uitermate geïnteresseerd in vertrouwelijke informatie zoals omzetcijfers. Het is daarom van groot belang je administratie zorgvuldig te vernietigen. Dit kan je zelfs laten uitvoeren door een gespecialiseerd bedrijf. Dit voorkomt nare verrassingen voor jezelf, maar ook voor je klanten.

De inspecteur kan een verzoek doen tot het opleveren van gegevens uit je administratie. Kan je deze gegevens niet meer opleveren, dan voldoe je niet aan de bewaarplicht en kan de inspecteur de administratie verwerpen. Er kan dan een belastingaanslag worden opgelegd op basis van een schatting. Het behoeft geen verdere uitleg dat deze schatting niet voordelig voor je bedrijf zal uitpakken.

Je kunt afspraken maken met de fiscus over de bewaarplicht van je administratie. Deze afspraken betreffen de termijn, elektronisch of op papier bewaren en het detailniveau. Deze afspraken krijg je op schrift, zodat je je er altijd op kunt beroepen. Dit scheelt een hoop tijd, moeite en nare verrassingen.